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都市銀行:新人向け基本業務マニュアル

制作内容 窓口業務のうち新人が知るべき基本業務を解説した業務の手引き。
制作期間 約6ヶ月
媒体 HTML
A4換算 約400ページ
作業内容 弊社とWeb制作会社がチームを組み、以下のことを行った。
  • 旧版業務マニュアルの記載内容分析と問題点抽出(弊社)
  • 改善案の提案(弊社+Web制作会社)
  • 各業務説明の項目立て(構成)の提案(弊社)
  • メニュー等、画面インタフェース設計(Web制作会社)
  • 説明方法(基本パターン)の設計と原稿フォーマットの設計(弊社)
  • 旧版業務マニュアルを材料に、新版原稿の作成(弊社)
  • HTML化、動作確認(Web制作会社)
制作上の
ポイント
<コンテンツ>
  • 実際の業務の流れに沿った項目立てに再構成、複数箇所を読む煩わしさを解消した。
  • 業務の意味、作業手順、重要ポイント、関連資料など、情報種別を切り分け明確化、全項目を統一パターンで記述、解説を理解しやすくした。
<デザイン等>
  • メニューを工夫、目的の業務をすぐ探せ、業務の流れの中での現在の作業の位置を把握しやすくした。
  • 該当業務に関連する資料のリスト表示ができるようにし、関連資料がすぐわかるようにした。
お客さまの
評価
  • 新人が独力で業務を遂行できるようになるまでの期間が短縮、周囲の教育負荷・サポート負荷が減少した。
  • マニュアルとして利用できるだけでなく、自主学習教材としても利用できるため、新人教育後のフォローアップ負荷が軽減した。
  • 目的の作業、関連資料が迅速に探せるため、中堅の人たちにとっても便利に利用でき、顧客対応のスピードが向上した。

外資系IT企業:業務マニュアル、ノウハウ集

制作内容 業務マニュアル:基本的な業務の流れ、ビジネスマナーなどを解説した、新入社員冊子。
ノウハウ集:製造・販売している製品ごとの特長や注意事項を集約した、エンジニア向け冊子。
制作期間 約2ヶ月
媒体 紙、PDF(企業内ウェブサイト掲載用)
業務マニュアル:A5約200ページ。
ノウハウ集:A5約160ページ。
作業内容
  • 基本フォーマットの作成、表紙・章扉等のデザイン
  • 旧版業務マニュアル、ノウハウ集の原稿をリライト
  • DTP、ウェブサイト掲載用PDF作成
制作上の
ポイント
<コンテンツ>
  • 社内で執筆されたマニュアルを、プロの視点で大幅にリライトした。
<デザイン等>
  • 調べたい業務がすぐに探せるように、業務ごとに基調色を変え、ツメ見出しをつけた。
  • DTPツールを従来のWordからFrameMakerに変更。ユーザ変数・相互参照などの機能を利用することで、改訂時のDTP作業負荷を軽減できるようにした。
お客さまの
評価
  • 業務に不慣れな新人からベテランまで、多くのエンジニアから、わかりやすいマニュアルになったと評価された。
  • 業務手順の標準化が進み、担当者ごとのバラツキが解消した。
  • マニュアル制作を通し、社内に「わかりやすいドキュメントを書く」ことの重要性を再確認する機運が高まった。

政府系機関:財務管理システム 事務処理マニュアル

制作内容 財務管理システムを使用した事務処理方法を説明したマニュアル。
業務マニュアルと操作マニュアルの両要素を備えている。
システムの更改に伴い、マニュアルを利用者視点で大改訂することを目的として制作を依頼される。
制作期間 ・執筆ルール、サンプルページ作成 約5ヶ月
・改訂作業 約7ヶ月
媒体 PDF
・執筆ルール:A4 約20ページ、サンプルページ:A4 約30ページ
・事務処理マニュアル改訂:A4 約3,000ページ
作業内容
  • 旧版事務処理マニュアルの内容分析、問題点抽出、改訂方針の提案
  • 執筆ルールの作成、サンプルページの作成
  • 事務処理マニュアル改訂作業計画の策定、作業チーム編成
  • 改訂作業
制作上の
ポイント
<執筆ルール、サンプルページ>
  • 記述内容、紙面デザイン、リンクや参照の方法、見出しの付け方、ヘッダー・フッターのルール、文体、使用フォントなど、詳細に規定した。
  • サンプルページの作成を通して執筆ルールを再評価、それを執筆ルールにフィードバックし、現実的な執筆ルールに更新した。
<新事務処理マニュアル(改訂版)>
  • 業務の流れに沿った項目立てに再構成、分散していた関連情報を整理・統合し、複数箇所を読む煩わしさを解消した。
  • 業務の位置付け、作業手順、事務処理上のポイント、参考情報など、情報種別を明確に切り分け、必要な箇所を探しやすくした。
お客さまの
評価
  • 業務の視点で情報がまとめられていること、情報種別が明確に切り分けられていること、バラツキがなく統一されていることなどが高く評価された。
  • システム更改後、事務処理担当者(ユーザー)からの問い合わせやクレームがほとんどなく、非常にスムーズに利用されているとの報告を受けた。

大手損害保険:代理店システム操作マニュアル(代理店用)

制作内容 損害保険販売代理店を対象とした、保険料試算・収支明細管理など全11業務を行なうシステムの操作マニュアル。
制作期間 約2年
媒体 Word
A4 約1,000ページ
作業内容
  • 企画(対象・役割・分冊体系・前提事項など)の検討・提案
  • 表紙デザイン/本文レイアウト(Wordスタイル設定)、表記ルールの提案
  • システム設計書(機能設計、表現設計など)を基に仕様把握
  • 構成案(目次)の検討・提案
  • 原稿作成
  • システム検証環境での仕様確認、原稿精査
制作上の
ポイント
<コンテンツ>
  • ユーザーの目線(目的)で目次を工夫し、目的の情報を容易に探せるようにした。
  • 操作手順、操作結果、入力内容、注意、参照など、情報種別を切り分けて記述し、ユーザーが必要な情報のみを入手できるようにした。
  • 問い合わせの多い情報は、随時、マニュアルに取り込み、トラブルシューテイングの役割も担うようにした。
<デザイン等>
  • 情報種別ごとにメリハリのあるスタイル設定で統一し、どんな情報が記述されているのかを容易に判別できるようにした。
  • フォントの種類・サイズ、文章量などに配慮し、ミドル〜シニア世代の ユーザーが読み進めやすいデザインにした。
お客さまの
評価
  • 「読みやすく、わかりやすいマニュアル」を提供した結果、操作方法がわからない場合、ユーザーがまずマニュアルを見てくれるようになった。
  • 問い合わせの多い情報をマニュアルに反映していくことで、サポート窓口の対応を削減できた。
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