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電子ドキュメント制作サービス

パソコンやモバイル端末に最適な電子ドキュメントを作成します。
紙媒体で提供するドキュメントでは一種類の見せ方しかできなかった情報を、読み手や利用シーンに合わせて切り替えながら見せることが可能です。

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ご興味のある方は、電子ドキュメントのテンプレートを無料で使ってみてください。
使い方ガイトもご用意しています。

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「読みやすい」、「わかりやすい」電子ドキュメントにしたい

 

せっかく作成したドキュメントに、「わかりにくい」、「読みにくい」などのクレームが出たりしていませんか?
「わかりやすい」ドキュメントにしようと思っても、どうすれば良いかわからないことはありませんか?

HTMLを使った電子ドキュメントの構造には、さまざまな形があります。しかし、それは商品紹介のためであったり、ブログなど文章を読ませるためであったりし、必ずしも「マニュアル」に適した構造とはいえません。
HTCの電子ドキュメンでは、いままでより機能的なドキュメント作成ができます。

サンプル1
↑クリックで拡大
  • 必要な情報を探しやすいよう、使いやすい目次と視認性の高い見出しを設けました。
  • 読者への行動指示である操作手順を、太く目立たせます。
  • 余白・行間・段落間を十分にとり、圧迫感を与えません。
  • 一般のWebページでは、画像の縮小率が高くなると画像の内容を識別できません。そこで、画像をクリックして拡大する機能を追加しました。さらに、読者が印刷する際、高精細な画像で印刷されるように設定しています。
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「読者」や「目的」に合った電子ドキュメントにしたい

 

読者が望むときに必要な情報を表示
操作マニュアルや業務マニュアルには、数多くの操作手順が含まれます。そのため必要な操作手順をを探すのに苦労することもあります。
HTCの電子ドキュメントでは、各操作手順の詳細な内容は通常隠しておき、必要なときにクリックして表示できるようになっています。
サンプル2
さらに各種マニュアルに含まれる多くのヒント情報も「知りたい」と思った時にクリックして表示できます。
サンプル3
この機能により、操作の全体像を先に確認してから個別の操作手順を見ることが容易になります。

同じ情報をメニュー別/目的別/時期別に整理して提示できます
ドキュメントは、読者がどのような人なのか、どのように情報を得たいと考えているのかなどにより、情報の適切な掲載方法が違ってきます。

  1. ソフトウェアのメニューごとに機能説明が読みたい読者を想定
  2. 特定の目的があり、その目的の達成方法を知りたい読者を想定
  3. 時期(月初/月中/月末など)ごとに必要な情報が異なるため、時期別に読者を想定

これらすべてに対応するドキュメントを印刷物やPDFで用意するには、「別々のドキュメントを作る」か「それぞれに適した章を用意した多ページのドキュメントを作る」ことになります。その結果、文章量が膨大に増えます。
HTCの電子ドキュメントでは、文章量を抑えながら、これらすべてに対応するドキュメントを用意することができます。

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読み手のために一歩進んだ電子ドキュメント

 

(1)操作マニュアルの場合
高機能化が進んだ家電製品のマニュアルは、多くの情報が盛り込まれているために、シルバー層など「必要な機能だけ使いたい」と思う人たちには、「読みにくい」、「情報が見つけにくい」、「不要な情報が多すぎる」ものになっていました。
HTCが提供する電子ドキュメントでは、すべての情報を含んでいながら、読み手にとって必要な情報だけが表示されるマニュアルを作成することができます。

(2)業務マニュアルの場合
管理職・一般職・新入社員・契約社員・アルバイトやパートなど職位の違いや、各自の所属する部門によって、担当する業務内容が異なります。そのため、それぞれの人に適したマニュアルを提供するためには、必要な種類だけ別々にマニュアルを作成しなければなりませんでした。
HTCが提供する電子ドキュメントでは、元になる業務全体のマニュアルを一つ作成しておけば、そこから読み手にとって必要な情報だけが表示されるマニュアルを作成することができます。

(3)コンプライアンスハンドブックの場合
同じ企業でも業務内容や職位等により、気をつけるコンプライアンスリスクが異なります。そのため事例を載せても、「うちの部署では合わない」、「関係のないものを読まされる」といった問題がありました。
HTCが提供する電子ドキュメントでは、元になるコンプライアンスハンドブックを一つ作成しておけば、そこから読み手に適したコンプライアンス情報だけを提供できるので、コンプライアンス意識向上の効果が高まります。

   

情報提供する人の負担を増やさない電子ドキュメント

 

読み手ごとに適したドキュメントを提供するには、複数のドキュメント作成が必要になります。それは作成負荷の増加とコスト増加につながります。
また内容の一部に変更や修正があった場合、すべてのドキュメントに変更や修正の作業が発生するため、メンテナンスの負担も大きいものとなります。
HTCが提供する電子ドキュメントでは、元になるドキュメントを一つ作成しておけば、作成負担やコストを増やすことなく、読み手ごとに適したドキュメントを提供することができます。
また、変更や修正があった場合でも、元のドキュメントを直すだけで済むため、メンテナンスの負担も増えることがありません。

 

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