文書作成の秘訣（第2回）

社会人になると日々さまざまな文書を作成します。プレゼン資料、会議の議事録、日報などなど。でも、がんばって伝えたいことを書いても、それが「わかりにくい」と相手にはうまく伝わりません。実は、わかりやすくするのは意外と簡単。ちょっとしたコツを知っていればOKです。そのコツとは、「切る」「区切る」ということ。短く切ったり区切ったりすることで、読者の脳への負担が減り、パッと理解できるようになります。文章を書くのが苦手でも問題なし。誰でも簡単にできる「いろいろな切り方、区切り方」を6回に渡ってお届けします。
第２回箇条書きにしよう
	まいったなあ。今日も先輩に「お前の日報はわかりにくい。内容をもっと整理しろ」って言われちゃったよ。伝えたいことはちゃんと書いてあるんだけどなあ。何がいけないんだろう？
一文の中にたくさんのことを詰め込むと、読むのに疲れるだけでなく、関係性がわかりにくくなります。たとえば、次の文を見てみましょう。
今日は、会員登録と、退会処理、登録済み会員の確認作業について教えてもらった後で、DM発送と見積書作成について、〇〇さんの指示を受けて復習しました。
第１回で「一文を短く」がコツだと言いましたね。まずは短くしてみましょう。
今日は、会員登録と、退会処理、登録済み会員の確認作業について教えてもらいました。その後、DM発送と見積書作成について、〇〇さんの指示を受けて復習しました。
これで少しわかりやすくなりましたね。でも、まだスッキリとしません。最初の文に「教えてもらいました」とありますが、何を教えてもらったのかがわかりにくいですね。
	えーと、教えてもらったのは、「会員登録」「退会処理の確認作業」「登録済み会員の確認作業」の3つなんだ。あれ？　読み方によっては、「会員登録」は教えてもらったのでなく業務として実施したようにも見えるぞ。それに「退会処理」は「確認作業」とは関係ないようにも見えるな。う～ん、どうすればいいんだろう。
このように、いくつかのことを列挙するときこそ、箇条書きの出番です。最初の文は、箇条書きを使えば次のようにすっきりと書けますね。「会員登録」のあとに「作業」をつけたほうが表現を統一できていいですね。こうすると、教えてもらったことが縦に並ぶので３つだということがパッとわかります。
今日は、次の作業について教えてもらいました。・会員登録作業・退会処理の確認作業・登録済み会員の確認作業
同じように箇条書きにすると、二つめの文は次のようになりますね。
その後、〇〇さんの指示を受けて、次の業務を復習しました。・DM発送・見積書作成
これなら、教えてもらったことが3つ、復習したことが2つあることがパッとわかります。箇条書きの大きな利点は、改行によって、「一文が明確に区切れる」ことに加え、「文が縦に並ぶ」ことです。
	なるほど。列挙するときは箇条書きか！簡単にできるし、効果抜群だね。

まとめ～箇条書きのポイント～
一文を短くできる列挙するときに効果的縦に並ぶので数がパッと把握できる表現の不統一に気づきやすい順番や個数を強調したいときは、番号付きの箇条書きを使おう
箇条書きがわかりやすい理由の一つは、文が縦に並んでいることです。これは「視覚的に」整理されているということになります。また、箇条書きは、箇条書きの前の一文で概要を説明し、箇条書きの部分で具体的内容を表します。つまり、概要→具体、の流れで説明していることになります。これもわかりやすい理由の一つです。「区切る」という観点では、文頭に付ける記号も区切りを強化していると言えます。

社会人になると日々さまざまな文書を作成します。プレゼン資料、会議の議事録、日報などなど。でも、がんばって伝えたいことを書いても、それが「わかりにくい」と相手にはうまく伝わりません。実は、わかりやすくするのは意外と簡単。ちょっとしたコツを知っていればOKです。そのコツとは、「切る」「区切る」ということ。短く切ったり区切ったりすることで、読者の脳への負担が減り、パッと理解できるようになります。文章を書くのが苦手でも問題なし。誰でも簡単にできる「いろいろな切り方、区切り方」を6回に渡ってお届けします。
第２回箇条書きにしよう
	まいったなあ。今日も先輩に「お前の日報はわかりにくい。内容をもっと整理しろ」って言われちゃったよ。伝えたいことはちゃんと書いてあるんだけどなあ。何がいけないんだろう？
一文の中にたくさんのことを詰め込むと、読むのに疲れるだけでなく、関係性がわかりにくくなります。たとえば、次の文を見てみましょう。
今日は、会員登録と、退会処理、登録済み会員の確認作業について教えてもらった後で、DM発送と見積書作成について、〇〇さんの指示を受けて復習しました。
第１回で「一文を短く」がコツだと言いましたね。まずは短くしてみましょう。
今日は、会員登録と、退会処理、登録済み会員の確認作業について教えてもらいました。その後、DM発送と見積書作成について、〇〇さんの指示を受けて復習しました。
これで少しわかりやすくなりましたね。でも、まだスッキリとしません。最初の文に「教えてもらいました」とありますが、何を教えてもらったのかがわかりにくいですね。
	えーと、教えてもらったのは、「会員登録」「退会処理の確認作業」「登録済み会員の確認作業」の3つなんだ。あれ？　読み方によっては、「会員登録」は教えてもらったのでなく業務として実施したようにも見えるぞ。それに「退会処理」は「確認作業」とは関係ないようにも見えるな。う～ん、どうすればいいんだろう。
このように、いくつかのことを列挙するときこそ、箇条書きの出番です。最初の文は、箇条書きを使えば次のようにすっきりと書けますね。「会員登録」のあとに「作業」をつけたほうが表現を統一できていいですね。こうすると、教えてもらったことが縦に並ぶので３つだということがパッとわかります。
今日は、次の作業について教えてもらいました。・会員登録作業・退会処理の確認作業・登録済み会員の確認作業
同じように箇条書きにすると、二つめの文は次のようになりますね。
その後、〇〇さんの指示を受けて、次の業務を復習しました。・DM発送・見積書作成
これなら、教えてもらったことが3つ、復習したことが2つあることがパッとわかります。箇条書きの大きな利点は、改行によって、「一文が明確に区切れる」ことに加え、「文が縦に並ぶ」ことです。
	なるほど。列挙するときは箇条書きか！簡単にできるし、効果抜群だね。

まとめ～箇条書きのポイント～
一文を短くできる列挙するときに効果的縦に並ぶので数がパッと把握できる表現の不統一に気づきやすい順番や個数を強調したいときは、番号付きの箇条書きを使おう
箇条書きがわかりやすい理由の一つは、文が縦に並んでいることです。これは「視覚的に」整理されているということになります。また、箇条書きは、箇条書きの前の一文で概要を説明し、箇条書きの部分で具体的内容を表します。つまり、概要→具体、の流れで説明していることになります。これもわかりやすい理由の一つです。「区切る」という観点では、文頭に付ける記号も区切りを強化していると言えます。

第２回 箇条書きにしよう

第２回
箇条書きにしよう