| 社会人になると日々さまざまな文書を作成します。プレゼン資料、会議の議事録、日報などなど。 でも、がんばって伝えたいことを書いても、それが「わかりにくい」と相手にはうまく伝わりません。 実は、わかりやすくするのは意外と簡単。ちょっとしたコツを知っていればOKです。 そのコツとは、「切る」「区切る」ということ。短く切ったり区切ったりすることで、読者の脳への負担が減り、パッと理解できるようになります。 文章を書くのが苦手でも問題なし。誰でも簡単にできる「いろいろな切り方、区切り方」を6回に渡ってお届けします。 |
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第４回 |
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まいったなあ、今日は先輩に「お前の資料は整理されてない。もっとスッキリと整理しろ」って言われちゃった。自分では整理して書いたつもりだけどなあ。何がいけないんだろう？ |
| 整理する方法の一つに「表にする」という方法があります。これは「情報をケイ線で区切る」ということです。こうすると情報がスッキリと整理され、簡潔・明確に伝えることができます。 何でも表にできるわけではありませんが、「比較する」ときには表にするのがおすすめです。 たとえば、次の例を見てみましょう。 |
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サンドイッチとおむすびを比較する |
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| 比較した文章としてはいろいろ問題がありますね。どんな点が問題でしょうか？ | |
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特徴として書いてある順序が、サンドイッチとおむすびで異なっているなあ。たとえば、「具」について、サンドイッチは最初に、おむすびは二番目に書いてある。それから、おむすびの「価格は100円〜200円」に対応することがサンドイッチには書いてないよね。 |
| そうですね。比較することを文章で書いていくと、このような不整合に気づきにくいのです。このまま表にしてみましょう。 | |
サンドイッチとおむすびを比較する |
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なるほど。順序が対応していないのが一目瞭然だなあ。特徴の数が食い違っているのもすぐわかる！ |
| そうですね。これだけ食い違っていることに気づくと、きちんと対応させたくなりますね。 順序を入れ替え、不足している情報を補ってみましょう。 | |
サンドイッチとおむすびを比較する |
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だいぶ比較しやすくなったなあ。でも、まだスッキリしない感じがするけど・・・ |
| すっきりしない感じがするのは、それぞれの特徴がどんな観点からの比較なのか、パッとわからないからです。たとえば、「具は洋食系」というのは「具」という観点からの比較ですね。 では、比較の観点が明確になるように表を手直ししてみましょう。 |
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サンドイッチとおむすびを比較する |
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| 表の一番上に1行追加して、そこに比較の観点を書くわけですね。ここに書いた「具」「合う飲み物」「主材」「価格帯」を「項目名」と言います。そして、項目名が書かれている、一番上の行を「表頭（ひょうとう）」と呼びます。 | |
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うん、これなら比較しやすい。でも、こうやって整理すると、項目の順序が気になるなあ。具→合う飲み物→主材→価格帯、でいいのだろうか。 |
| そのとおりですね。表は左から右へと見ることが多いので、重要性が高い情報を左側に置きます。 並べ替えてみましょう。 | |
サンドイッチとおむすびを比較する |
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うん、これなら納得。表は、情報をパッと比較できることが改めてわかった。これからは、比較するときは「表にできないか」って考えることにしよう！ |
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 まとめ 〜表のポイント〜 |
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 表の一行目に追加した部分を「表頭（ひょうとう）」と呼びます。 |
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