文書作成の秘訣（第5回）

社会人になると日々さまざまな文書を作成します。プレゼン資料、会議の議事録、日報などなど。でも、がんばって伝えたいことを書いても、それが「わかりにくい」と相手にはうまく伝わりません。実は、わかりやすくするのは意外と簡単。ちょっとしたコツを知っていればOKです。そのコツとは、「切る」「区切る」ということ。短く切ったり区切ったりすることで、読者の脳への負担が減り、パッと理解できるようになります。文章を書くのが苦手でも問題なし。誰でも簡単にできる「いろいろな切り方、区切り方」を6回に渡ってお届けします。
第５回改行や空白の行で区切ろう
	まいったなあ、今日は先輩に「お前のメールはゴチャゴチャしていて読みにくい。もっと読みやすくなるように工夫しろ」って言われちゃった。工夫しろと言われても、メールではできることが限られているし。どうすればいいんだろう？
メールは、テキスト（文字）だけで伝えることが多いですね。そして、文字色は黒だけ、文字サイズはみな同じ、行間もみな同じ、ということがほとんどですね。レイアウトやデザインで読みやすくしにくいわけです。でも、少し工夫するだけで読みやすくすることができます。次の例を見てみましょう。
宇宙食品（株）　鈴木様いつもお世話になっております。地球食材（株）　田中です。新商品の食材に関する打ち合わせですが、8月15日（火） 13時～15時　弊社A会議室ではいかがでしょうか。お試しいただきたい食材のサンプルを何種類か準備いたします。弊社からは、開発の山田、営業の佐藤も同席いたします。御社の参加者氏名をお知らせください。受付に手配をしておきます。どうぞよろしくお願いいたします。
文章を読むと特に問題ないように思えます。一文は短く、表現も簡潔ですね。しかし、ゴチャゴチャした感じがありますね。なぜでしょう？
	これは、ボクがいつも書いているメールとそっくりだ。先輩に「ゴチャゴチャした感じがする」って言われたけど、確かにそうだな。人のメールだとよくわかる。でも、どこがいけないんだろう？
では、ちょっと手を入れてみましょう。
宇宙食品（株）　鈴木様いつもお世話になっております。地球食材（株）　田中です。新商品の食材に関する打ち合わせですが、以下ではいかがでしょうか。 8月15日（火） 13時～15時　弊社A会議室お試しいただきたい食材のサンプルを何種類か準備いたします。弊社からは、開発の山田、営業の佐藤も同席いたします。御社の参加者氏名をお知らせください。受付に手配をしておきます。どうぞよろしくお願いいたします。
どうですか、少しスッキリしたと思いませんか。このように一文ごとに改行すると、それだけで読みやすくなります。また、日時・場所という重要事項を独立した文にしたのも、パッと見たわかりやすさにつながっていますね。一文も短くなっています。さらに、「新商品の食材に関する打ち合わせですが、」の後ろでも改行しています。文が長いと感じたときには、文の途中の区切りがよい箇所で改行するのも効果があります。
	う～ん、確かに前よりスッキリして読みやすくなった気がする。でも、まだ少しゴチャゴチャした感じがする・・・自分の書いたメールだと感じないのに（笑）
確かに、まだゴチャゴチャした感じが残っていますね。では、もう少し手を入れてみましょう。
宇宙食品（株）　鈴木様いつもお世話になっております。地球食材（株）　田中です。新商品の食材に関する打ち合わせですが、以下ではいかがでしょうか。 8月15日（火） 13時～15時　弊社A会議室お試しいただきたい食材のサンプルを何種類か準備いたします。弊社からは、開発の山田、営業の佐藤も同席いたします。御社の参加者氏名をお知らせください。受付に手配をしておきます。どうぞよろしくお願いいたします。
いかがですか。ずいぶん読みやすくなったと思いませんか。空白の行をいくつか追加しただけです。文は変えていません。
	本当だ！　ずいぶん読みやすくなった気がする。空白の行を追加すると、こんなに読みやすくなるんだね。
重要なのは、「内容が変わるところ」に空白の行を入れることです。たくさん入れればいい、というわけではないので気をつけましょう。逆に、読みにくくなってしまいます。
	なるほど。空白の行をうまく入れると、こんなに効果があるんだね。簡単だから、さっそく試してみよう！

まとめ～箇条書きのポイント～
メールでは、文が終わったら改行する文が長いと感じたら、文の途中の区切りがよい箇所でも改行するところどころに空白の行を入れる空白の行は、「内容が変わるところ」に入れる不適切なところには入れない
人間が情報を知覚する際の「情報のまとまり」を認知心理学では「チャンク」と言います。情報のまとまり（チャンク）と視覚的なまとまりとが一致していると、脳は内容を把握しやすい、ということがわかっています。文の終わりで改行したり、「内容が変わるところ」に空白の行を入れたりすることは、情報のまとまり（チャンク）ごとに視覚的にも分けることになります。それが、わかりやすさにつながります。内容のまとまりごとにもっとはっきり分けたいときには、記号（●、◆、■など）だけの行を入れる方法があります。メールでは違和感があることが多いですが、一般の文書では効果的な場合があります。

社会人になると日々さまざまな文書を作成します。プレゼン資料、会議の議事録、日報などなど。でも、がんばって伝えたいことを書いても、それが「わかりにくい」と相手にはうまく伝わりません。実は、わかりやすくするのは意外と簡単。ちょっとしたコツを知っていればOKです。そのコツとは、「切る」「区切る」ということ。短く切ったり区切ったりすることで、読者の脳への負担が減り、パッと理解できるようになります。文章を書くのが苦手でも問題なし。誰でも簡単にできる「いろいろな切り方、区切り方」を6回に渡ってお届けします。
第５回改行や空白の行で区切ろう
	まいったなあ、今日は先輩に「お前のメールはゴチャゴチャしていて読みにくい。もっと読みやすくなるように工夫しろ」って言われちゃった。工夫しろと言われても、メールではできることが限られているし。どうすればいいんだろう？
メールは、テキスト（文字）だけで伝えることが多いですね。そして、文字色は黒だけ、文字サイズはみな同じ、行間もみな同じ、ということがほとんどですね。レイアウトやデザインで読みやすくしにくいわけです。でも、少し工夫するだけで読みやすくすることができます。次の例を見てみましょう。
宇宙食品（株）　鈴木様いつもお世話になっております。地球食材（株）　田中です。新商品の食材に関する打ち合わせですが、8月15日（火） 13時～15時　弊社A会議室ではいかがでしょうか。お試しいただきたい食材のサンプルを何種類か準備いたします。弊社からは、開発の山田、営業の佐藤も同席いたします。御社の参加者氏名をお知らせください。受付に手配をしておきます。どうぞよろしくお願いいたします。
文章を読むと特に問題ないように思えます。一文は短く、表現も簡潔ですね。しかし、ゴチャゴチャした感じがありますね。なぜでしょう？
	これは、ボクがいつも書いているメールとそっくりだ。先輩に「ゴチャゴチャした感じがする」って言われたけど、確かにそうだな。人のメールだとよくわかる。でも、どこがいけないんだろう？
では、ちょっと手を入れてみましょう。
宇宙食品（株）　鈴木様いつもお世話になっております。地球食材（株）　田中です。新商品の食材に関する打ち合わせですが、以下ではいかがでしょうか。 8月15日（火） 13時～15時　弊社A会議室お試しいただきたい食材のサンプルを何種類か準備いたします。弊社からは、開発の山田、営業の佐藤も同席いたします。御社の参加者氏名をお知らせください。受付に手配をしておきます。どうぞよろしくお願いいたします。
どうですか、少しスッキリしたと思いませんか。このように一文ごとに改行すると、それだけで読みやすくなります。また、日時・場所という重要事項を独立した文にしたのも、パッと見たわかりやすさにつながっていますね。一文も短くなっています。さらに、「新商品の食材に関する打ち合わせですが、」の後ろでも改行しています。文が長いと感じたときには、文の途中の区切りがよい箇所で改行するのも効果があります。
	う～ん、確かに前よりスッキリして読みやすくなった気がする。でも、まだ少しゴチャゴチャした感じがする・・・自分の書いたメールだと感じないのに（笑）
確かに、まだゴチャゴチャした感じが残っていますね。では、もう少し手を入れてみましょう。
宇宙食品（株）　鈴木様いつもお世話になっております。地球食材（株）　田中です。新商品の食材に関する打ち合わせですが、以下ではいかがでしょうか。 8月15日（火） 13時～15時　弊社A会議室お試しいただきたい食材のサンプルを何種類か準備いたします。弊社からは、開発の山田、営業の佐藤も同席いたします。御社の参加者氏名をお知らせください。受付に手配をしておきます。どうぞよろしくお願いいたします。
いかがですか。ずいぶん読みやすくなったと思いませんか。空白の行をいくつか追加しただけです。文は変えていません。
	本当だ！　ずいぶん読みやすくなった気がする。空白の行を追加すると、こんなに読みやすくなるんだね。
重要なのは、「内容が変わるところ」に空白の行を入れることです。たくさん入れればいい、というわけではないので気をつけましょう。逆に、読みにくくなってしまいます。
	なるほど。空白の行をうまく入れると、こんなに効果があるんだね。簡単だから、さっそく試してみよう！

まとめ～箇条書きのポイント～
メールでは、文が終わったら改行する文が長いと感じたら、文の途中の区切りがよい箇所でも改行するところどころに空白の行を入れる空白の行は、「内容が変わるところ」に入れる不適切なところには入れない
人間が情報を知覚する際の「情報のまとまり」を認知心理学では「チャンク」と言います。情報のまとまり（チャンク）と視覚的なまとまりとが一致していると、脳は内容を把握しやすい、ということがわかっています。文の終わりで改行したり、「内容が変わるところ」に空白の行を入れたりすることは、情報のまとまり（チャンク）ごとに視覚的にも分けることになります。それが、わかりやすさにつながります。内容のまとまりごとにもっとはっきり分けたいときには、記号（●、◆、■など）だけの行を入れる方法があります。メールでは違和感があることが多いですが、一般の文書では効果的な場合があります。

第５回 改行や空白の行で区切ろう

第５回
改行や空白の行で区切ろう